ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูลและการจัดการข้อมูล
การดำเนินชีวิตในปัจจุบันของแต่ละคนจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลและฐานข้อมูลทั้งสิ้น
เช่น การซื้อสินค้าจากห้างสรรพสินค้า การลงทะเบียนเรียน และการฝากถอนเงิน เป็นต้น
ซึ่งองค์กรหรือหน่วยงานธุรกิจต่างๆ
ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อความสะดวกในการบันทึกข้อมูล
ค้นหาข้อมูล ลดความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล
สามารถเปลี่ยนแปลงและแก้ไขข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ข้อมูลและธรรมชาติของข้อมูล
1. ความหมายของข้อมูล
“ ข้อมูล“(Data) หมายถึง
กลุ่มตัวอักขระที่เมื่อนำมารวมกันแล้วมีความหมายอย่างใดอย่างหนึ่งและมีความสำคัญควรค่าแก่การจัดเก็บเพื่อนำไปใช้ในโอกาสต่อ
ๆ ไป ข้อมูลมักเป็นข้อความที่อธิบายถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข
หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ที่สามารถนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้ (ทักษิณา สวนานนท์
และฐานิศรา เกียรติบารมี, 2546, หน้า
165) ทั้งนี้ ข้อมูลสามารถทำให้ผู้อ่านทราบความเป็นไปของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
บอกสภาพการณ์หรือปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้น
และข้อมูลจะยังคงสภาพความเป็นข้อมูลไม่ว่าจะนำไปใช้หรือไม่ใช้ก็ตาม
สรุปได้ว่า “ข้อมูล” คือ
ข้อเท็จจริงที่ทำให้ทราบถึงเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์กร
บอกสภาพและปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อม โดยอธิบายถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
ซึ่งข้อมูลอาจจะเป็นตัวอักษร ตัวเลข ภาพและเสียง
ที่สามารถนำมาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้
2. ชนิดและประเภทของข้อมูล
2.1 ชนิดของข้อมูล ข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถเก็บบันทึกได้นั้นอาจจำแนกได้หลายรูปแบบที่สำคัญๆ
ได้แก่
2.1.1 ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ
(character data หรือ text) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ หรือ
เป็นข้อมูลที่อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์
โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขจะไม่สามารถนำไปคำนวณได้
แต่สามารถนำไปจัดเรียงตามลำดับตัวอักขระ เปลี่ยนแปลงแก้ไขได้
และเปรียบเทียบได้ว่าเหมือนกับข้อมูลอื่นหรือไม่
2.1.2 ข้อมูลเชิงจำนวน (numerical
data) มีลักษณะเป็นตัวเลขซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถนำไปคำนวณได้
ตัวอย่างเช่น เงินเดือน คะแนน และยอดขาย เป็นต้น
โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจจำแนกได้ 2 รูปแบบ คือ ข้อมูลที่เป็นเลขจำนวนเต็ม Integer
Number) เช่น 3, 5 และ-7 เป็นต้น และข้อมูลที่เป็นเลขทศนิยม เช่น 20.5, 125.75 และ -0.001เป็นต้น
2.1.3 ข้อมูลรหัส (code data) อาจเป็นตัวอักขระหรือข้อมูลเชิงจำนวนก็ได้
ซึ่งมักจะมีการกำหนดขนาดความยาวไว้จำกัด เช่น
รหัสที่ใช้ระบุเพศอาจเป็นตัวเลขหนึ่งตัวหรือตัวอักขระหนึ่งตัว ได้แก่ 1 แทนด้วยเพศชาย และ 2 แทนด้วยเพศหญิง หรือรหัสนักศึกษาของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตกำหนดให้เป็นตัวเลขจำนวน
11 ตัว เป็นต้น
ซึ่งข้อมูลรหัสนั้นไม่ได้นำไปใช้เพื่อการคำนวณ แต่ใช้เพื่อการเปรียบเทียบ
นับหรือจัดกลุ่มข้อมูลที่มีรหัสตรงกับที่กำหนด
2.1.4 ข้อมูลวันที่ (date
data) เป็นข้อมูลซึ่งกำหนดขึ้นเป็นพิเศษเพื่อให้สามารถแสดง
วัน เดือน ปี ที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานได้
ซึ่งข้อมูลวันที่จะมีประโยชน์มากในการคำนวณอายุ
หรือหาช่วงเวลาระหว่างวันที่หนึ่งไปยังอีกวันที่หนึ่ง
2.1.5 ข้อมูลภาพลักษณ์ (image
data) เป็นข้อมูลภาพ เช่น ภาพถ่าย
หรือภาพที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ด้วยเครื่องสแกนเนอร์เป็นข้อมูลที่แสดงความเข้มและสีของรูปภาพหรือเอกสารที่เป็นผลจากการใช้เครื่องสแกนเนอร์บันทึกข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์
โดยข้อมูลภาพลักษณ์จะมีลักษณะเป็นจุดภาพ สามารถนำมาแสดงทางจอภาพ ย่อ ขยาย
หรือตัดต่อได้ และมักเก็บไว้ใช้เพื่อการอ้างอิงเท่านั้น
2.1.6 ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (moving
data) เป็นภาพที่เกิดจากการนำภาพนิ่งหลาย
ๆ ภาพ
ซึ่งแต่ละภาพมีความแตกต่างจากภาพก่อนหน้าเพียงเล็กน้อยมาแสดงต่อเนื่องกันโดยเร็ว
ทำให้ผู้ชมเห็นเป็นภาพเคลื่อนไหว
2.1.7ข้อมูลเสียง(voicedata) เป็นข้อมูลที่นิยมนำมาใช้ในงานประมวลผลภาษาธรรมชาติ
( natural language processing) ซึ่งช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถแยกเสียงที่ได้รับออกว่ามีความหมายอะไร
เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานตามที่มนุษย์บอกหรือออกคำสั่งได้
2.2 ประเภทของข้อมูล
2.2.1 ข้อมูลที่เกี่ยวกับการลงทะเบียน ได้แก่
- ข้อมูลนักศึกษา เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ E-mail
Address โปรแกรมวิชา คณะ ตอนเรียน และชั้นปี เป็นต้น
-ข้อมูลอาจารย์ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ E-mail Address โปรแกรมวิชา คณะ ระดับการศึกษา เป็นต้น
-ข้อมูลรายวิชา เช่น รหัสวิชา ชื่อวิชา และจำนวนหน่วยกิต เป็นต้น
2.2.2 ข้อมูลที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ ได้แก่
-ข้อมูลบริษัทที่ขายสินค้า เช่น ชื่อบริษัท ชื่อเจ้าของบริษัท
ชื่อผู้จัดการบริษัท ที่อยู่ของบริษัท เบอร์โทรศัพท์ ประเภทของการจดทะเบียน และชื่อเว็บไซต์
เป็นต้น
-ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่มีไว้ขาย เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ประเภทของสินค้า
จำนวน และราคา เป็นต้น
-ข้อมูลลูกค้าที่ซื้อสินค้า เช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
-ข้อมูลพนักงาน เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน
เลขที่บัตรประกันสังคม สถานภาพสมรส ตำแหน่งงาน วันที่เข้าทำงาน แผนก เงินเดือน
จำนวนชั่วโมงในการทำงาน และสวัสดิการ เป็นต้น
ซึ่งหน่วยงานที่จะนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ ได้แก่ ฝ่ายบุคคล และฝ่ายการเงิน เป็นต้น
2.2.3 ข้อมูลที่เกี่ยวกับสาธารณสุข ได้แก่
- ข้อมูลแพทย์ เช่น
ชื่อแพทย์ ระดับการศึกษา สาขาที่จบการศึกษา ความชำนาญพิเศษ เป็นต้น
-ข้อมูลผู้ป่วย เช่น
ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน
เลขที่บัตรประกันสังคม โรคประจำตัว ประวัติการแพ้ยา เป็นต้น
-ข้อมูลยา เช่น ชื่อยา โรคที่รักษา แหล่งผลิต เป็นต้น
แหล่งที่มา http://203.130.141.199/NewDBMS/db01.htm
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น